In deze privacyverklaring is vastgelegd hoe Intergamma met jouw persoonsgegevens omgaat. Hierin staat bijvoorbeeld welke gegevens we van jou hebben, hoe we die beveiligen en hoe lang we die bewaren.

Als werkgever zijn we vanuit de wet verplicht een privacyverklaring op te stellen. Maar dat is zeker niet de enige reden dat we deze privacyverklaring hebben. We vinden zorgvuldigheid belangrijk, in alles wat we doen. Dus ook in het omgaan met persoonsgegevens, van onze klanten en van jou. Als retail organisatie waarin cross-channel en digitale processen dagelijks een steeds grotere rol gaan spelen, moeten we accuraat met data omgaan en willen we open zijn over wat er met die gegevens gebeurt.

In deze privacyverklaring lees je dan ook de antwoorden op de meest gestelde vragen over hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan en vind je van tientallen processen en onderdelen een beschrijving van de gegevens die we bewaren.

Dit is de privacyverklaring van Intergamma Coöperatief U.A., gevestigd aan Storkstraat 2, 3833 LB in Leusden, en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 31021056 (hierna: ‘Intergamma’ of ‘wij’). GAMMA en Karwei zijn formules van Intergamma. Intergamma is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die aan de formules zijn verstrekt.

Inhoud

1. ALGEMEEN

2. INSTROOM

3. DOORSTROOM

4. ADMINISTRATIEVE HR-PROCESSEN

5. AANVULLENDE HR-SERVICES

1
Privacyverklaring IG/BM

Versie 20201001 (def)

1. ALGEMEEN

Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Als je bij Intergamma solliciteert of in dienst komt, laat je persoonsgegevens achter. Deze privacyverklaring geldt daarom voor iedereen die een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst van opdracht heeft met Intergamma.

Wat zijn de ‘rechtsgronden’ voor de verwerking van mijn gegevens?

Wij verwerken jouw gegevens natuurlijk niet zomaar. Ten eerste hebben we je persoonsgegevens nodig voor het uitvoeren van jouw arbeidsovereenkomst. Ook kan het zijn dat we gegevens van je hebben opgeslagen omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn, of omdat je toestemming hebt gegeven voor het bewaren van specifieke gegevens, of omdat wij (en een derde) daar een zogenaamd ‘gerechtvaardigd belang’ bij hebben. We geven het in deze privacyverklaring aan wanneer daar sprake van is.

Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Intergamma bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Hoe lang dat in de praktijk precies is, is afhankelijk van het doel waarvoor we je persoonsgegevens verwerken. Verderop in de privacyverklaring staat per onderdeel de bewaartermijn beschreven.

Hoe worden mijn persoonsgegevens beveiligd?

Intergamma zorgt ervoor dat jouw persoonsgegevens beveiligd worden opgeslagen. Hiervoor hebben we verschillende technische en organisatorische maatregelen genomen. Bijvoorbeeld het (digitaal) bewaren van informatie met afdoende beveiliging of in een afgesloten kast. Als wij derde partijen opdracht geven om jouw gegevens te verwerken, vragen we hen minimaal dezelfde beveiligingsmaatregelen te treffen.

Kan ik inzien welke gegevens Intergamma van mij heeft?

Je kunt het altijd aan ons vragen als je wilt weten welke gegevens we van jou hebben. Sommige gegevens kun je terugvinden in je digitale personeelsdossier (MIJNHR). Dat geldt voor (elektronische) gegevens die je zelf aan ons hebt doorgegeven, gegevens die je bij ons hebt aangemaakt, gegevens die we gebruikt hebben voor de arbeidsovereenkomst en gegevens waarvoor je specifiek toestemming hebt gegeven.

Hoe kan ik de gegevens die Intergamma van mij heeft wijzigen of wissen?

Jij bepaalt welke gegevens we van jou verwerken. Je kunt dus altijd gegevens (laten) wijzigen, wissen of ons vragen ze niet meer te gebruiken. In sommige gevallen kun je verzoeken om het gebruik van jouw gegevens te ‘beperken’. Wij zorgen er dan uiteraard voor dat ze niet worden gebruikt zonder jouw toestemming.

We kunnen alle gegevens die niet kloppen voor je wijzigen, voor zover je dat niet zelf kunt. Ook kun je een eerder gegeven toestemming voor het verwerken van jouw persoons- gegevens altijd weer intrekken. Alleen essentiële gegevens die bijvoorbeeld nodig zijn voor jouw arbeidsovereenkomst of om belastingtechnische redenen kunnen we niet direct verwijderen; dit kan pas na afloop van de wettelijke bewaringstermijn . We laten het je altijd zo snel mogelijk weten als je een verzoek hebt ingediend om gegevens te wissen die we niet kunnen verwijderen.

2
Privacyverklaring IG/BM Versie 01062022 (def)

Deelt Intergamma mijn gegevens met derde partijen?

In sommige gevallen moeten we je gegevens verstrekken aan derde partijen, bijvoorbeeld omdat we samenwerken met externe dienstverleners die jouw gegevens nodig hebben. Zij mogen je gegevens alleen gebruiken voor het uitvoeren van de activiteiten waarvoor we met ze samenwerken. Ze mogen jouw gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken of doorgeven aan anderen. Ook kan het zijn dat we door overheidsinstanties of andere partijen wettelijk worden verplicht om jouw gegevens af te staan. We delen in alle gevallen alleen de strikt noodzakelijke gegevens. We zullen jouw gegevens nooit aan andere partijen doorverkopen.

Waar worden mijn gegevens opgeslagen?

We werken met verschillende applicaties om gegevens te verkrijgen en te bewaren. Om jouw privacy te waarborgen hanteren we strenge regels waaraan die applicaties moeten voldoen. Zo moeten ze allemaal voldoen aan de Europese richtlijnen. De meeste persoonsgegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie, waardoor de Europese richtlijnen automatisch worden nageleefd. Voor gegevens die buiten de EU worden verzonden, werken we uitsluitend samen met partijen die minimaal dezelfde bescherming bieden. Voor het doorgeven naar andere landen en partijen werken we met speciale contracten.

Waar kan ik terecht met vragen of klachten?

Heb je vragen over jouw gegevens of over de manier waarop we daarmee omgaan? Dan kun je een email sturen naar hrmsupport@intergamma.nl. Je kunt eventueel ook een mail sturen naar de Functionaris voor de Gegevensbescherming van Intergamma (dpo@intergamma.nl).

Bij klachten, bijvoorbeeld over de manier waarop we jouw gegevens gebruiken of over hoe we op jouw privacygerelateerde vragen reageren, kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kan deze privacyverklaring worden aangepast?

Ja, deze privacyverklaring kan worden aangepast. Deze versie van de verklaring is van 1 juni 2022. We raden je aan om regelmatig de privacyverklaring te raadplegen. Van belangrijke wijzigingen zullen we je altijd op de hoogte brengen.

3
Privacyverklaring IG/BM Versie 01062022 (def)

2. INSTROOM

Als je voor één van de bouwmarkten komt werken, hebben we een aantal gegevens van je nodig. Die zijn nodig om de arbeidsovereenkomst na te komen of omdat de wet dit verplicht. We moeten bijvoorbeeld de loonbelastingverklaring conform de wet zeven jaar na uitdiensttreding bewaren. Ook als je bij Intergamma solliciteert hebben we al gegevens van je nodig voor de sollicitatieprocedure. Deze gegevens bewaren we met jouw toestemming maximaal 1 jaar na het sluiten van de vacature. In de volgende paragrafen leggen we uit welke gegevens we van jou verwerken en voor welke doeleinden.

Sollicitatie

Als je solliciteert op een openstaande vacature hebben we een aantal gegevens van je nodig voor de afhandeling van jouw sollicitatie. Bijvoorbeeld je voor- en achternaam, adres en de gegevens die je zelf in je cv hebt gezet. We hebben ook contactgegevens zoals een e- mailadres en telefoonnummer nodig om je te kunnen bereiken. Indien van toepassing delen wij jouw gegevens met de franchisenemer van de bouwmarkt waar je solliciteert. Direct na de sollicitatieprocedure verwijderen we je gegevens. Met jouw toestemming bewaren de gegevens maximaal 1 jaar na het sluiten van de vacature.

Opmaken en wijzigen van de arbeidsovereenkomst

Om jouw arbeidsovereenkomst te kunnen opmaken of wijzigen hebben wij je voor- en achternaam, adres, geboortedatum, functienaam en BSN nodig. Vanaf het moment van indiensttreding krijg je een voor jou eigen en uniek personeelsnummer waaronder je bekend bent in de personeels- en salarisadministratie en waarmee voornoemde gegevens in je digitale dossier kunnen worden bijgehouden.

Indiensttreding

In de arbeidsovereenkomst staan de afspraken die we met jou hebben gemaakt. Om die afspraken na te kunnen komen, hebben we een aantal gegevens van je nodig. Als je bij Intergamma komt werken, slaan we gegevens van je op in je digitale personeelsdossier.

We zijn verplicht om een kopie van je legitimatiebewijs (paspoort, Nederlands ID kaart of Nederlands vreemdelingendocument) daarin op te slaan. Ook bewaren we in je dossier een aantal algemene gegevens, zoals je naam, adres, BSN, burgerlijke staat, nationaliteit, geboortedatum en functie. Om je salaris te kunnen uitbetalen hebben we je bankrekeningnummer en tenaamstelling van de rekening nodig en een kopie van je bankpas. Ook die slaan we op in het personeelsdossier. Daarnaast vragen we je een contactpersoon op te geven met wie wij contact kunnen opnemen in noodgevallen.

Ook zijn wij wettelijk verplicht om aan de Belastingdienst je BSN en een kopie va je legitimatiebewijs door te geven in verband met de toepassing van de loonbelasting.

Mag je de bouwmarkt openen en sluiten? Dan registreren we je als sleutelhouder in je dossier. Zo weten wij dat je een sleutel moet inleveren als je uitdienst gaat.

4
Privacyverklaring IG/BM Versie 01062022 (def)

Verzekeringen en pensioen

Zodra je bij Intergamma in dienst treedt verzekeren wij jou voor ongevallen en aansprakelijkheid. Dit doen wij anoniem. We geven je voor- en achternaam alleen door aan de verzekeraar als er schade is. Dan moeten we ook de toedracht van het ongeval melden. Wij bewaren deze gegevens tot 10 jaar na het ongeval.

In jouw arbeidsovereenkomst hebben we afgesproken dat we je aanmelden voor onze collectieve pensioenvoorziening. Het pensioenfonds heeft hiervoor je voor- en achternaam, adres, geboortedatum en e-mailadres nodig.

Aangifte loonbelasting

In verband met het toepassen van de loonheffingskorting zijn we wettelijk verplicht om je voor- en achternaam, adres, BSN, geboortedatum en handtekening door te geven aan de Belastingdienst.

Loonbeslag

Als je oplopende schulden hebt gemaakt, kan er loonbeslag worden gelegd. Wij zijn dan wettelijk verplicht om een aantal gegevens, zoals naam en geboortedatum, door te geven aan de salarisadministratie en een gedeelte van je loon in te houden.

3. DOORSTROOM

Ook als je eenmaal bij de bouwmarkt in dienst bent, kunnen er momenten zijn waarop we extra gegevens van je verwerken, of gegevens van jou voor andere doeleinden verwerken. Die gegevens zijn nodig zodat jij je werk goed kunt doen. Welke gegevens we nodig hebben en hoe lang we die bewaren verschilt.

Opleidingen

Als je via De Retail Academy een online training volgt registreren wij je voor- en achternaam, emailadres, functie, afdeling en bouwmarkt. Dit hebben we nodig om te weten welke trainingen voor jou van toepassing zijn. Ook houden we de resultaten bij. Deze gegevens worden automatisch verwijderd als je uit dienst gaat.

Ook als je een (vak-)opleiding gaat volgen dan registreren wij je voor- en achternaam, emailadres, personeelsnummer en geboortedatum. Die gegevens hebben wij nodig voor het uitgeven van een certificaat. Voor onze eigen administratie slaan wij je gevolgde studies en eventuele kopieën vaan diploma’s in je dossier op.

Communicatie

Om je op de hoogte te houden van alle wijzigingen die voor jouw werk van belang zijn, en te kunnen communiceren met je collega’s, werken we met het systeem ‘Toolz’. Met Toolz kun je informatie en ideeën uitwisselen met je collega’s. Om in te kunnen loggen registreren wij je naam, emailadres, bouwmarkt en functie. Deze gegevens worden verwijderd als je weer uit dienst gaat.

5
Privacyverklaring IG/BM Versie 01062022 (def)

Beoordelen en functioneren

Tijdens functionerings- en beoordelingsgesprekken maak je samen met je leidinggevende afspraken over je functioneren. Die afspraken worden vastgelegd in het hiervoor bestemde systeem, zodat jij en je leidinggevende ze altijd kunnen bekijken. In het systeem registreert je leidinggevende ook je voor- en achternaam, functie en de bouwmarkt waar je werkt.

4. ADMINISTRATIEVE HR-PROCESSEN

Ook als je eenmaal bij een bouwmarkt in dienst bent, kunnen er momenten zijn waarop we extra gegevens van je verwerken, of gegevens van jou voor andere doeleinden verwerken. Die gegevens zijn nodig zodat jij je werk goed kunt doen. Welke gegevens we nodig hebben en hoe lang we die bewaren verschilt. Dit is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Authenticatie van systemen

Om je werk te kunnen doen maak je gebruik van verschillende systemen van Intergamma. Om hierop te kunnen inloggen, voeren wij je voor- en achternaam, functie en je privé- emailadres in voor het centrale Authenticatie Systeem. Op basis van het in de HR administratie bekende e-mail adres zal de initiële uitnodiging en geautomatiseerde communicatie rondom bijvoorbeeld wachtwoord herstel mail worden gestuurd. Indien beschikbaar zal daarvoor het zakelijk e-mailadres worden gebruikt en anders wordt het privé mail adres gebruikt om de e-mail naar te versturen. Inloggen vindt plaats op basis van een combinatie van voor en achternaam.

Wijzigen dienstverband/

Als je dienstverband verandert, leggen we dat vast in ons personeelssysteem. Hieraan zijn je voor- en achternaam en personeelsnummer automatisch gekoppeld.

Personeelsplanning

In je arbeidsovereenkomst zijn afspraken gemaakt over het aantal uren dat jij werkt en de dagen waarop je werkt. Deze informatie slaan wij samen met je voor- en achternaam en personeelsnummer op in je personeelsdossier.

Verzuim

Het kan gebeuren dat je door omstandigheden niet kan werken. Vanaf de eerste dag van het verzuim registeren wij je voor- en achternaam, personeelsnummer, verpleegadres en of je een vangnet hebt. Deze gegevens sturen wij door aan onze arbodienst. Bij lang verzuim sturen wij de verzuimregistratie met de persoonsgegevens die wij hiervoor hebben geregistreerd ook door naar het UWV.

Telefonie

In sommige functies maak je aanspraak op een mobiele telefoonabonnement van Intergamma. Als je daar gebruik van maakt, registreren wij voor onze eigen administratie je voor- en achternaam, functie en het zakelijke telefoonnummer. Zakelijke nummers worden intern gepubliceerd zodat collega’s je zakelijke nummer ook kunnen vinden.

6
Privacyverklaring IG/BM Versie 01062022 (def)

Declaraties en personeelskorting

Als je kosten declareert die noodzakelijk zijn voor je werkzaamheden of gebruik maakt van je personeelskorting in de bouwmarkten, dan kun je dit declareren via de App van MIJNHR. Wij maken het bedrag na goedkeuring over naar het bankrekeningnummer dat je hebt opgegeven toen je in dienst kwam.

Officiële waarschuwingen

In uitzonderlijke gevallen kun je een officiële waarschuwing krijgen. Naast de waarschuwing zelf bewaren wij dan je voor- en achternaam en functie. Dit bewaren we zo lang je in dienst bent van Intergamma.

5. AANVULLENDE HR-SERVICES

De afdeling HR biedt een aantal optionele, aanvullende services. Om daarvan gebruik te maken zijn persoonsgegevens nodig. Intergamma of de partner waarmee we samenwerken vraagt altijd om jouw toestemming voor het verwerken van je gegevens. We bewaren alleen gegevens die noodzakelijk zijn om de service aan te bieden. Je gegevens worden gewist zodra je stopt met het gebruiken van de service of als je uit dienst gaat. Wil je je eerder gegeven toestemming intrekken? Neem dan contact op met de hrmsupport@intergamma.nl.

Bedrijfshulpverlening (BHV)

Als je BHV’er bent, registreren wij je in het BHV-register. Hiervoor hebben wij je voor- en achternaam, bouwmarkt en geboortedatum nodig. Omdat wij graag zelf willen bijhouden wie er BHV’er zijn, registreren wij deze gegevens zelf ook.

BBL-registratie

Als je werkt en leert via een BBL-opleider dan registreren wij je voor- en achternaam en studiegegevens bij de Rijksoverheid. Voor onze eigen administratie registeren wij de BBL- subsidieaanvraag inclusief je studiegegevens, voor- en achternaam, bouwmarkt en datum indiensttreding.

Sturingsrapportage

Om extra inzicht te kunnen krijgen in bijvoorbeeld de samenstelling van het team of de in- en uitstroom van medewerkers in de bouwmarkt maken wij zogenaamde sturingsrapportages voor leidinggevenden. In deze sturingsrapportages kunnen je voor- en achternaam, adres en gegevens arbeidsovereenkomst voorkomen.

Heftruck

Als jij je heftruckcertificaat hebt behaald dan registreren wij dit bij de opleidingsorganisatie. Hiervoor hebben wij je voor- en achternaam, adres, e-mailadres en geboortedatum nodig. Omdat wij moeten bijhouden wie er in het bezit is van een heftruckcertificaat registreren wij dit ook in onze eigen administratie.

7
Privacyverklaring IG/BM Versie 01062022 (def)

Cameratoezicht

Voor de veiligheid (dat is een gerechtvaardigd belang neemt de bouwmarkt videobeelden op in publieke ruimten. Deze gegevens bewaren wij 28 dagen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 juni 2022.

8
Privacyverklaring IG/BM Versie 01062022 (def)